Offre de poste – Assistant·e de la Déléguée Générale

NEW : PROAVIA recrute  ! 

PROAVIA est une association professionnelle créée en 1976, par les membres fondateurs THALES, EQUANS, EGIS et la DGAC ; L’association regroupe 55 sociétés françaises spécialistes de l'architecture, l’ingénierie, des équipements et services pour les AEROPORTS et la NAVIGATION AERIENNE www.proavia.com. Notre bureau est au siège de la Direction générale de l'aviation civile. Nos missions : fédérer et valoriser, en France et à l’international, le savoir-faire de nos sociétés adhérentes engagées pour un aéroport innovant, sûr et respectueux de son environnement. Nous promouvons l'expertise de nos adhérents via les réseaux, des catalogues thématiques, des missions à l’étranger, un site web référent (refonte en cours), une présence sur les salons internationaux, et une newsletter hebdomadaire.

A partir de mai 2026, PROAVIA recrute l'assistant-e de sa Déléguée générale.

MISSIONS PRINCIPALES DU POSTE

Gestion administrative (≈ 25 %)

•          Organisation des réunions et rendez-vous (emailing, relances, réservation de salle, restauration, visio).

•          Gestion de l’agenda de la déléguée générale.

•          Rédaction des comptes-rendus de réunions (synthèse des décisions, actions à mener).

•          Participation à l’élaboration des dossiers administratifs liés à la gestion de l’association (AG, CA, adhésions, conventions).

•          Accueil et suivi des demandes courantes des adhérents (email, téléphone).

•          Classement et archivage des documents (papier et numérique).

•          Aide à la préparation logistique des événements (colloques, missions collectives, salons).

Développement des adhérents (≈ 25 %)

•          Préparer et envoyer des emails de prospection / de présentation de PROAVIA.

•          Mettre à jour et enrichir la base de données (fichiers Excel, listes de contacts, suivi des interactions).

•          Contribuer à l’onboarding des nouveaux membres (documents, infos pratiques, relances, suivi des premières étapes).

•          Assurer un premier niveau de réponse aux demandes d’information des prospects et adhérents (email, téléphone).

•          Suivre quelques indicateurs simples (nombre de contacts, taux de réponse, nouveaux membres…).

Gestion comptable (≈ 25 %)

•          Suivi hebdomadaire de la facturation (adhésions, événements, prestations).

•          Relance des paiements et mise à jour des tableaux de suivi (Excel).

•          Préparation et classement des pièces comptables pour l’expert-comptable (factures, justificatifs, notes de frais).

•          Participation au suivi budgétaire simple (tableaux Excel, reporting de base).

•          Mise à jour des dossiers “adhésions” (statut des paiements, justificatifs, attestations).

Communication (≈ 25 %)

•          Participer à l’animation des réseaux sociaux (notamment LinkedIn) : rédaction de posts, mise en avant des membres, actualités, salons, success stories.

•          Contribuer à la mise à jour du site web (textes, visuels, news, fiches membres, agenda).

•          Préparer et mettre en forme des supports de communication (présentations, documents PDF, dossiers partenaires).

•          Participer à la rédaction / relecture de contenus (newsletter, brèves, articles courts, communiqués).

 

PROFIL RECHERCHÉ & COMPÉTENCES

• Formation : bac +2 / +3 en gestion / marketing / commerce / communication ou expérience équivalente.

• Maîtrise du français oral et écrit : orthographe et grammaire soignées. Niveau C2, Certification Voltaire (score ≥ 700) ou attestation de niveau

• Expérience en poste salarié équivalent (assistante polyvalente, assistante commerciale / communication, assistante administrative et comptable…).

• Compétences comptables de base : à l’aise avec la facturation, les relances, le suivi des paiements.

• Fibre commerciale : vous n’avez pas peur de décrocher votre téléphone, d’écrire à des prospects, de relancer avec tact.

• À l’aise en anglais (écrit et oral) : échanges de base avec des contacts internationaux, rédaction de mails simples. Attestation TOEFL niveau B2 ou équivalent.

• Bonne maîtrise du pack Office (Word, Excel, PowerPoint…).

• Qualités personnelles : bonne présentation, rigueur, organisation, autonomie, sens du relationnel, curiosité pour la technique et l’international.

• Maîtrise des outils digitaux : réseaux sociaux (surtout LinkedIn), la maîtrise de Canva et PlayPlay sont des gros +

 

CONDITIONS DU POSTE & AVANTAGES

• Contrat : CDI temps plein

• Lieu : PARIS 15 siège de l’association (télétravail possible 2 jours par semaine, après une période d’intégration).

• Rémunération : selon profil et expérience.

• Environnement à taille humaine : travail direct avec la direction, prise d’initiative encouragée.

• Poste très varié : comptabilité, prospection, communication, administratif – pas de routine.

• Secteur dynamique : aéroports, décarbonation, innovations, nouvelles technologies.

• Dimension internationale : projets et salons à l’étranger, ouverture sur l’export.

• Ambiance de travail sympathique et bienveillante.

• Horaires stables 35H et équilibre vie pro / vie perso facilité.

• Poste idéal pour une personne polyvalente, curieuse, souhaitant voir l’impact concret de son travail.